Programma van eisen voor plansoftware met een elektrische vloot

Een nieuw plan- of transportmanagementsysteem kies je niet op een demo alleen. Wie vooraf vastlegt wat de software moet kunnen, vergelijkt leveranciers eerlijk en voorkomt dure verrassingen na de invoering. Met een elektrische vloot en AI in beeld komen er eisen bij die vijf jaar geleden nog niet speelden. Zo pak je het aan.

Stap 1: Begin bij de huidige situatie

Beschrijf hoe er nu gepland wordt: welke systemen, hoeveel ritten en voertuigen per dag, welke soorten klanten en tijdvensters, en waar het nu misgaat. Wat kost de meeste tijd? Waar ontstaan fouten? Dat zijn de problemen die de nieuwe software moet oplossen.

Stap 2: Kijk vooruit

Hoeveel voertuigen rijden over drie en vijf jaar elektrisch? Komen er zero-emissiezones bij in de steden waar je rijdt? Wat doet de vrachtwagenheffing met je routes? De software moet passen bij de vloot van straks, niet alleen bij die van nu.

Stap 3: Schrijf de eisen per onderwerp

Een paar voorbeelden van eisen, per onderwerp:

Onderwerp	Voorbeeld van een eis
Accu en verbruik	Rekent per rit het verbruik uit, afhankelijk van belading en seizoen, en toont de lading na elke rit
Laden	Plant laadmomenten op het depot en onderweg, en combineert laden met de rusttijd van de chauffeur
Netaansluiting	Houdt rekening met het beschikbare laadvermogen per kwartier, of koppelt met het energiemanagementsysteem
Gemengde vloot	Kiest per rit tussen diesel en elektrisch, rekening houdend met zero-emissiezones
Regels	Toetst elke dienst aan rij- en rusttijden en werktijden, en voorkomt overtredingen
Speling	Minimale speling per stop instelbaar; krappe stops zichtbaar
Aanpassen	Ritten slepen, knippen en chauffeurs wisselen, met direct de gevolgen voor kosten, accu en regels
Kosten	Toont de kosten per rit en per stop, inclusief energie, personeel en voertuig
AI	Beantwoordt vragen van planner en directie in gewone taal en legt voorstellen uit; rekent zelf niet, maar laat de rekenmethode rekenen
Gegevens	Gegevens in de EU, niet gebruikt voor training van AI-modellen zonder toestemming, voldoet aan AVG en AI-verordening
Koppelingen	Orders uit het ordersysteem, voertuigdata uit de boordcomputer, laadgegevens uit het laadsysteem

Stap 4: Geef elke eis een prioriteit

Niet elke eis is even belangrijk. Werk met drie niveaus: moet (zonder dit valt de leverancier af), zou moeten (telt zwaar mee) en kan (mooi meegenomen). Zo voorkom je dat een pakket wint op extra's terwijl het de basis niet goed doet.

Stap 5: Spreek kengetallen af

Hoe weet je na een jaar of de nieuwe software het beter doet? Leg vooraf vast waar je op stuurt, bijvoorbeeld: kosten per stop, op tijd geleverd, benutting van diensten, aandeel elektrische kilometers, aantal krappe stops en tijd die de planner kwijt is aan de dagplanning.

Stap 6: Test met een echte dag

Vraag elke leverancier dezelfde echte dag te plannen, met je eigen orders, voertuigen en een paar lastige uitzonderingen. Beoordeel de uitkomst op je eigen eisen en kengetallen. Gebruik daarbij 10 vragen voor je leverancier.

Zelf leren

In de opleiding Gecertificeerd E-Fleet Planner maken deelnemers een programma van eisen of een verbeterplan voor hun eigen bedrijf als praktijkopdracht. Op de AI-dag werk je met een AI-routeplanner, zodat je weet wat je van nieuwe software mag vragen.